Modèle de fichier client Excel : là est la valeur de votre entreprise

Modèle de fichier client Excel gratuit : effectuez un suivi fin de vos clients et prospects. Editez vos fiches clients et gardez un oeil sur les actions en cours.

Lorsque j’accompagne mes créateurs d’entreprise, j’insiste sur le premier et le principal travail du dirigeant : trouver des clients. Eh oui, un chef d’entreprise doit passer au moins 80% de son temps à chercher, trouver et fidéliser des clients. C’est une règle d’or, un principe incontournable, c’est même la clé de la réussite de l’aventure entrepreneuriale. C’est aussi du bon sens, malheureusement pas partagé par tout le monde…

Pourtant, cela ne veut pas dire qu’il faille foncer tête baissée dans la prospection et la conquête commerciale. Il est nécessaire de faire preuve d’un peu de préparation et d’organisation. Pour cela, il faut :

• un bon agenda,
• un fichier client,
• et un fichier prospect.

Ces deux derniers documents peuvent être (doivent être !) des fichiers Excel. Pourquoi ? Pour plus de souplesse et de facilité. Il est important de s’approprier ces documents, de s’y référer souvent, de les faire évoluer en fonction de vos besoins.

Ci-dessous, ce sont en réalité deux modèles de documents que vous allez pouvoir télécharger : un modèle de fichier client Excel et un modèle de fichier de prospection Excel, le tout gratuit. Associez les deux documents pour mettre toutes les chances de votre côté !

Modèle de fichier client Excel gratuit

Cliquez sur le lien ci-après pour télécharger et commencer à utiliser le document Excel :

Ce tableau Excel vous permettra de lister vos clients et de noter leurs caractéristiques. Il est proposé par notre partenaire « BPE Business Plan Excel ». Il peut être téléchargé et utilisé sans inscription.

Téléchargez aussi ce fichier Excel de prospection gratuit, qui vous permettra de lister vos prospects et suivre vos actions de prospection :

Quelques conseils pour l’utilisation du fichier client Excel, et la gestion des clients

Le fichier client n’est pas une simple liste de coordonnées et de numéros de téléphone, c’est le coeur de votre système d’information : la base indispensable qui permet de rassembler toutes les infos sur vos clients, leur historique, leurs habitudes, leurs préférences, leurs caractéristiques, les détails à ne pas oublier, et toute information qui permettra de développer une relation client exemplaire, dans la perspective de la connaissance et de la fidélisation.

De même, le fichier de prospection est une mine d’or, puisqu’il contient toutes les infos que vous aurez collectées auprès de vos prospects, et donc de certains de vos futurs clients : origine du prospect, statut, caractère, objections formulées, emplacement géographique exact, goûts, attentes particulières, points sensibles, etc.

Par ailleurs, le fichier de prospection Excel est incontournable pour savoir où vous en êtes de vos actions vis-à-vis d’un prospect : ce qui a été fait et ce qui reste à faire. Avec un tel outil, impossible de vous perdre !

Attention, données sensibles…

Je ne cesse de le répéter à mes créateurs d’entreprise, le fichier client Excel et le fichier de prospection sont des documents qui contiennent des données de la plus haute importance, et donc qui doivent être protégées et régulièrement sauvegardées. C’est la valeur de votre entreprise !

D’où l’importance de conserver des copies à jour en différents endroits ou sur différents serveurs. Trop d’entrepreneurs ont tout perdu en laissant tomber un verre de café sur leur ordinateur portable…

Répétons-le, le fichier client Excel et le fichier de prospection sont stratégiques…

Par ailleurs, sur le plan légal, rappelons qu’il est obligatoire de déclarer tout fichier client ou prospect auprès de la Commission nationale informatique et libertés (CNIL). Cette démarche est importante, notamment en cas de plainte d’un client ou prospect suite à du spam. Enfin, il est strictement interdit de récolter de conserver des données « raciales ».

L’intérêt du fichier client Excel

Tout d’abord, un fichier client permet de s’organiser et de gagner du temps, puisque vous aurez au même endroit, sur un fichier Excel, toutes les coordonnées de vos clients. Par une simple recherche, vous accéderez rapidement à toutes les informations et données essentielles relatives à un client ou un prospect. Impossible de se tromper ou de commettre une bévue ; par contre vous pourrez impressionner vos interlocuteurs par votre mémoire d’éléphant et l’intérêt que vous leur portez.

D’autre part, le fichier client Excel et le fichier de prospection constituent la mémoire de la relation commerciale. On peut y inclure l’historique des rendez-vous commerciaux, des réclamations, des décisions prises, des accords conclus, et surtout les actions qui restent à mener ou encore les objectifs à atteindre. En cas de transmission de l’entreprise, ces données auront une valeur très élevée.

D’autre part, ces fichiers permettent des analyses. L’analyse du fichier client Excel permet d’éclairer le chef d’entreprise sur ses actions, ses réussites, ses échecs, les arguments qui fonctionnent ou les types de clients les plus réfractaires. En croisant les données, on peut en tirer des conclusions sur le plan commercial : c’est ce qu’on appelle le CRM (customer relationship management, gestion de la relation client).

Enfin, le fichier client Excel ou le fichier de prospection Excel sont les outils privilégiés des actions de communication et des actions commerciales, par exemple pour des opérations spéciales, des promotions ou des actions de fidélisation. C’est la base idéale pour les mailings, les e-mailings, les relances sur des opé commerciales, etc.

Le contenu du fichier client Excel

Le fichier client Excel peut varier dans son contenu en fonction des besoins et de l’utilisation qu’en fait l’entreprise. Il n’y a pas deux fichiers identiques. Quoi qu’il en soit, les informations peuvent servir à composer la fiche client, c’est-à-dire le résumé de l’ensemble des informations relatives à un client ou à un prospect présentées sur une feuille.

Voici quelques exemples d’informations qui peuvent être contenues dans le fichier client Excel :

• Nom et prénom,
• Nom de l’entreprise,
• Catégorie,
• Adresse,
• Date de naissance de l’interlocuteur,
• Date de première prise de contact,
• Coordonnées de contact, principalement téléphone et e-mail,
• Site internet,
• Origine du contact,
• Attentes et caractéristiques,
• Importance du client en taille ou en chiffre d’affaires,
• Historique,
• Historique des prises de contacts,
• Eléments relatifs à la fidélité, par exemple pour alimenter les données d’une carte de fidélité,
• Actions à mener,
• Autres remarques éventuelles,
• etc.

Bien sûr, un fichier client Excel, pour être exploitable, a besoin d’être mis à jour régulièrement. C’est un outil vivant !

« Le fichier client ? Pas pour moi ! »

J’entends parfois des créateurs ou des entrepreneurs qui me disent : « le fichier client, ça ne me concerne pas », souvent parce qu’ils n’ont pas la possibilité de récupérer les données de leurs clients. C’est le cas par exemple pour une boutique de souvenirs ou une boîte de nuit.

Pourtant, il existe toujours des moyens d’inciter ses clients à laisser leurs coordonnées, par exemple pour participer à un jeu concours, gagner un cadeau ou participer à un évènement exceptionnel. Incitez aussi vos clients à vous retrouver sur les réseaux sociaux. Invitez-les à remplir un formulaire de carte de fidélité. Ou bien distribuez des flyers ou des cartes en vue de générer des interactions futures. Soyez créatif : tous les moyens sont bons pour récupérer des coordonnées et des informations sur ceux qui vous font vivre !

Au final, le fichier client Excel est incontournable, mais il doit être adapté à votre type d’entreprise, et à vos objectifs. Faites preuve de créativité pour booster son utilité et donc votre chiffre d’affaires.

Voir aussi notre logiciel fidélité client Excel