Tableau notes de frais Excel : modèle gratuit

Tableau notes de frais Excel : modèle gratuit et simple pour suivre et calculer ses notes de frais en entreprise. Obtenez ce document plus bas en un clic.

Confier un fichier Excel unique à ses employés pour la gestion de leurs notes de frais est incontournable ! La plupart des entreprises recherchent une solution à la fois simple, efficace et transparente, tant pour les salariés que pour les services administratifs et comptables de l’entreprise qui auront à procéder aux remboursements. C’est la raison pour laquelle nous avons conçu ce tableau notes de frais Excel, document libre et gratuit, téléchargeable plus bas.

Dans un contexte professionnel où la mobilité et les déplacements peuvent être fréquents, notamment pour les commerciaux ou les cadres, la saisie uniforme et sécurisée des frais permet de gagner un temps précieux et d’éviter les erreurs liées à la multiplication des supports.

Quel est l’intérêt de ce type de document ? Tout simplement regrouper dans un seul document Excel les kilomètres parcourus, les repas professionnels, les frais de voyage, les parkings ou les péages, pour récapituler l’ensemble des frais et dépenses avancées par le salarié.

Un tableau de notes de frais Excel bien conçu, avec des onglets dédiés à chaque mois et des colonnes pour chaque type de frais permet, grâce à des formules de calcul automatisées, de totaliser instantanément les montants, de catégoriser les dépenses et de générer des synthèses prêtes à être transmises au service comptable. Cette gestion facilite également le suivi en temps réel des dépenses, ce qui peut s’avérer utile pour les employés souvent en déplacement, qui peuvent ainsi mettre à jour leurs notes de frais au fil de l’eau, depuis leur ordinateur.

Voici donc un tableau notes de frais Excel, modèle gratuit à télécharger.

Tableau notes de frais Excel : l’intérêt de notre modèle gratuit

L’un des principaux avantages du tableau notes de frais Excel réside dans sa simplicité d’utilisation. Un fichier Excel, familier à la plupart des collaborateurs, ne nécessite pas de formation longue… Il suffit de remplir les colonnes (date, nature de la dépense, montant, justification). A noter que le calendrier mois par mois se met à jour automatiquement, les week-end étant distingués des jours ouvrables.

Grâce à ce fichier Excel de notes de frais, vos employés peuvent mieux gérer leur budget et anticiper les remboursements. Pour l’entreprise, cela signifie une réduction significative des risques d’erreurs de saisie ou d’oubli, et donc un gain de temps lors de la vérification et du traitement des notes de frais. De plus, l’automatisation des calculs et la protection des feuilles limitera les fraudes…

Respecter la loi

En France, la gestion des notes de frais est encadrée par la loi. Selon le Code du travail (et la jurisprudence), les frais professionnels engagés par un salarié pour les besoins de son activité doivent être remboursés par l’employeur, à condition qu’ils soient justifiés et raisonnables.

Les dépenses doivent être réelles, c’est-à-dire effectivement engagées, et directement liées à l’exercice de la profession. Les justificatifs (factures, tickets de caisse, relevés kilométriques…) sont obligatoires pour la plupart des frais, à l’exception des frais de transport en commun pour lesquels un abonnement peut tenir lieu de preuve.

Les frais de repas sont remboursés au réel ou sur la base de forfaits ou de barèmes définis par l’entreprise ou la convention collective, tandis que les frais de déplacement (kilométrage, péages, parkings) sont remboursés selon les barèmes fiscaux en vigueur, comme celui de l’administration fiscale pour les indemnités kilométriques, pour pouvoir être exonérés de cotisations sociales.

Il est important que l’entreprise communique clairement ses propres règles internes avant de mettre à disposition le tableau notes de frais Excel à ses employés. Ces règles peuvent être plus avantageuses que le minimum légal. Par exemple, certaines entreprises appliquent un forfait repas plus élevé que le plafond fiscal.

Répétons-le, le remboursement des notes de frais n’est pas soumis à cotisations sociales dans la limite des plafonds légaux. Cependant, tout dépassement ou remboursement de frais non justifiés peut être requalifié en avantage en nature et donc imposable.

Conserver les justificatifs

Pour éviter tout risque, il est recommandé de conserver les justificatifs pendant au moins trois ans, délai durant lequel l’administration fiscale peut demander à les consulter.

En confiant un tableau notes de frais Excel unique à ses employés, l’entreprise leur offre donc un outil pratique, mais aussi un cadre structuré pour respecter ces obligations légales…

Tableau notes de frais Excel : téléchargez-le

Attention, ce document comporte plusieurs onglets.