Plan de tournée commerciale Excel : un modèle utile
Plan de tournée commerciale Excel : voici un modèle gratuit utile pour organiser vos visites terrain. A télécharger sans carte bancaire ni inscription.
Organiser ses tournées commerciales est un exercice qui demande une certaine rigueur ainsi qu’une bonne préparation : le but est d’optimiser ses déplacements pour réduire les coûts et gagner en productivité.
Beaucoup de chefs d’entreprise et de commerciaux ont tendance à perdre du temps en déplacements ou en rendez-vous décevants voire inutiles. Bien préparer sa tournée commerciale, c’est au contraire se donner une chance d’obtenir plus de chiffre d’affaires, et plus vite. L’enjeu est aussi de réduire la fatigue et de booster sa motivation.
Le plan de tournée commerciale Excel que nous vous proposons va vous permettre de gérer vos actions de prospection et de fidélisation dans un document unique. Vous pourrez consulter les coordonnées et adresses de vos interlocuteurs, noter vos actions et ce qui reste à faire, et surtout organiser vos tournées de manière précise et efficace (voir le troisième onglet du document Excel à télécharger).
Voici donc un modèle de plan de tournée commerciale Excel à télécharger et à compléter.
Plan de tournée commerciale Excel : téléchargez le modèle
Cliquez ci-dessous pour télécharger le document :
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Comment ça marche ?
Le document est très simple d’utilisation :
- dans le premier onglet (base prospects), construisez votre fichier de prospection (ou votre fichier client) : renseignez l’identité et les coordonnées de tous vos prospects et inscrivez à la suite vos actions commerciales (prise de contact, visites, relances…) dans les différentes colonnes,
- dans le deuxième onglet, vous pouvez éventuellement imprimer vos fiches prospect qui vous accompagneront durant vos rendez-vous. Pour cela, sélectionnez le numéro du ou des prospects concernés. Ne tentez pas de modifier cet onglet ; si vous voulez apporter des modifications, retournez dans l’onglet précédent,
- dans le troisième onglet, composez votre plan de tournée commerciale Excel :
- saisissez d’abord le numéro de la semaine concernée dans la cellule bleue en tête d’onglet,
- inscrivez ensuite vos déplacements et vos rendez-vous dans les différentes cellules et colonnes,
- à noter que ce planning est paramétré pour l’impression.
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Plan de tournée commerciale Excel : nos conseils
Bien organiser ses tournées commerciales est un moyen très efficace de développer son chiffre d’affaires et de renforcer la relation client. Mais cela nécessite méthode et anticipation…
A l’aide de notre plan de tournée commercial Excel, vous pourrez effectuer une préparation rigoureuse et mettre en place une organisation méthodique pour une efficacité maximale. Cela nécessite cependant une bonne connaissance a priori de son portefeuille clients.
Concrètement, le plan de tournée commerciale permet justement de structurer les déplacements pour gagner du temps, réduire les coûts et maximiser les opportunités de vente.
Qu’est-ce qu’un plan de tournée commerciale ?
Un plan de tournée commerciale est un programme ou un parcours préétabli qui définit les clients et prospects à visiter, les dates et horaires des rendez-vous ainsi que l’itinéraire à suivre. Il vise à organiser les déplacements d’un commercial de manière cohérente, en tenant compte de la localisation géographique, du potentiel commercial et des priorités de chaque contact.
L’objectif est double : limiter les kilomètres et les temps de trajet tout en consacrant davantage de temps aux actions commerciales à forte valeur ajoutée. Une tournée bien construite améliore ainsi la productivité du commercial, la satisfaction client et la rentabilité de l’activité.
A l’heure où le coût des déplacements augmente (prix de l’essence…), il est indispensable d’optimiser ses parcours commerciaux, y compris pour la qualité de vie au travail.
Comment utiliser le plan de tournée commerciale Excel pour optimiser ses déplacements ?
La première étape consiste à tenir et analyser son fichier prospect : pour cela, il faut remplir convenablement le premier onglet du document plan de tournée commerciale Excel à télécharger plus haut.
Ensuite, il faut distinguer les clients stratégiques, les comptes à fidéliser, les prospects à développer et les clients nécessitant un suivi particulier. Le temps à passer pourra varier d’un type de client à l’autre. Il conviendra de se laisser une marge de temps pour les clients importants. Il serait dommage d’arriver en retard ou de repartir trop vite…
D’autre part, la fréquence des visites doit être adaptée au potentiel de chaque compte, à son chiffre d’affaires et à ses besoins.
Spécialiser les tournées
Plus globalement, il conviendra de définir clairement les objectifs de chaque tournée : prise de commande, prospection, fidélisation, présentation d’une nouvelle offre ou suivi après-vente ? Il peut être bon de spécialiser chaque tournée sur un objectif spécifique, afin de standardiser le discours et la durée des visites. Le suivi de la réalisation des objectifs sera aussi plus facile.
Organiser ses tournées selon un critère géographique ?
Si vos clients et prospects se trouvent assez éloignés les uns des autres (zone rurale, zone diffuse ou au contraire zone très dense), il peut être intéressant d’organiser des tournées selon un plan purement géographique. Pour cela, aidez-vous de Google maps et mettez à jour votre plan de tournée commerciale Excel en conséquence.
La sectorisation géographique permet de limiter les déplacements et de construire des itinéraires logiques. Mais il faut tenir compte des horaires de disponibilité des clients, de la durée variable des rendez-vous et des éventuels imprévus…
Tournée commerciale : points de vigilance et bonnes pratiques
Un plan de tournée commerciale ne doit pas être figé. Les annulations, les urgences clients et les nouvelles opportunités commerciales imposent une certaine souplesse. Il est donc important de réévaluer régulièrement les priorités et d’actualiser le planning.
Voici quelques bonnes pratiques pour améliorer votre efficacité et votre productivité :
- préparez chaque rendez-vous en consultant l’historique client et les dernières commandes : voir le premier onglet du plan de tournée commerciale Excel,
- privilégiez toujours les visites à fort potentiel commercial,
- évitez les journées surchargées et les trajets incohérents,
- confirmez les rendez-vous en amont, surtout s’ils sont lointains,
- prévoyez du temps pour l’analyse de vos actions et les relances.
Un enjeu de performance commerciale…
Vous l’avez compris, le plan de tournée commerciale Excel est un outil stratégique. Mais c’est aussi un véritable instrument de pilotage de la performance. En combinant analyse du portefeuille, priorisation des visites, optimisation des itinéraires et suivi des résultats, l’entreprise améliore sa productivité en terme de prospection tout en renforçant la proximité avec ses clients… et donc leur satisfaction.
