Tableau de suivi paiement client Excel gratuit : suivez, relancez

Tableau de suivi paiement client Excel gratuit : voici un moyen de suivre et de gérer facilement les paiements clients, y compris les paiements échelonnés. L’outil idéal pour des finances saines !

Lorsque j’accompagne les entrepreneurs, je constate souvent à quel point la gestion et le suivi des paiements clients peut se transformer en usine à gaz, en système inefficace susceptible de générer perte de temps, énervements et problèmes financiers.

Les impayés clients représentent en effet un défi majeur pour les entreprises, qu’elles soient petites ou grandes. Au-delà des pertes financières (impayés), ils entraînent une dégradation de la trésorerie, une perte de temps et un stress organisationnel, toujours néfaste.

Pourtant, avec une approche proactive et des outils adaptés, il est possible de réduire significativement leur impact. L’utilisation d’un tableau de suivi paiement client Excel gratuit peut grandement aider à améliorer les choses.

Voici donc un tableau de suivi paiement client Excel gratuit, à télécharger plus bas.

Tableau de suivi paiement client Excel gratuit

Cliquez sur le lien ci-après pour télécharger le document :

Ce tableau Excel vous permettra de suivre les créances et les relances. Il est proposé par notre partenaire « BPE Business Plan Excel ». Il peut être téléchargé librement et utilisé sans inscription.

Téléchargez aussi ce fichier Excel de relance client gratuit, qui vous permettra de générer des alertes pour effectuer les relances aux clients :

Quelques conseils pour une bonne stratégie de suivi des paiements clients et de recouvrement

Sachez tout d’abord que chaque impayé a une origine différente. Identifier le type de client défaillant permet d’adapter sa stratégie de recouvrement :

• le distrait ou négligent : souvent surchargé, ce client oublie tout simplement de payer. Une relance régulière et des rappels clairs suffisent généralement.
• le procédurier : il utilise le moindre prétexte (retard de livraison, produit non conforme) pour retarder le paiement. Il faut lui couper toute échappatoire en s’assurant que la prestation est irréprochable.
• le gestionnaire de trésorerie : son objectif est de maximiser la trésorerie de son entreprise en retardant les paiements fournisseurs. Imposer des pénalités de retard et des conditions de paiement strictes est dans ce cas essentiel.
• le malin : il invente des excuses pour gagner du temps (« le chèque est parti », « il me semble avoir payé »). Exigez des preuves (numéro de chèque, relevé bancaire) et proposez une lettre de désistement en cas de chèque perdu, là encore, sans attendre.
• l’impécunieux : de bonne foi, il rencontre des difficultés financières. Proposez un échéancier ou un paiement partiel immédiat. Si sa situation est critique, bloquez les livraisons tant que la dette n’est pas réglée.
• le fraudeur : il cherche à profiter de vos services sans payer. Ne pas attendre avant de lui envoyer un premier recommandé. Ne pas hésiter à la menacer si besoin !

Prévenir les impayés : les bonnes pratiques

Au-delà de l’utilisation d’un tableau de suivi paiement client Excel gratuit, les CGV (conditions générales de vente) sont votre premier rempart. Les CGV doivent préciser :

• les délais de paiement (maximum 60 jours ou 45 jours fin de mois),
• les pénalités de retard (taux supérieur au minimum légal, par exemple 10% par mois),
• éventuellement, l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement (dissuasif),
• la mention que la marchandise ou le service reste votre propriété jusqu’au paiement intégral (clause de réserve de propriété).

Si vous exportez, je vous conseille d’exiger un paiement à l’avance !

Avant de vous engager dans une relation commerciale, il peut être bon de consulter :

• le registre du commerce pour accéder aux comptes annuels et aux dettes sociales/fiscales,
• le bureau des hypothèques pour évaluer le patrimoine de l’entreprise cliente,
• les références bancaires ou les certificats de paiement fournis par d’autres fournisseurs (il vous est possible de les exiger).

Ces informations peuvent éventuellement être saisies dans votre tableau de suivi paiement client Excel gratuit.

Choisir le bon mode de paiement

Proposez ou exigez le bon mode de paiement, adapté à vos besoins et au profil de vos clients :

• chèque : il peut servir de garantie, mais il risque de retourner impayé…
• LCR (lettre de change relevé) : permet l’escompte, mais le paiement n’est pas garanti,
• prélèvement automatique : sans doute le plus sûr,
• virement : une fois reçu, les fonds vous appartiennent définitivement,
• affacturage : solution complète proposée par un tiers (assurance-crédit, gestion des créances, avance de trésorerie), mais coûteuse,
• acompte : présente l’avantage de réduire le montant du possible impayé à venir,
• escompte pour paiement anticipé : incite le client à payer plus tôt en échange d’une remise.

Agir en cas d’impayé

Dès qu’un paiement est en retard, réagissez rapidement et méthodiquement à l’aide de votre tableau de suivi paiement client Excel gratuit. Procédez d’abord à une relance téléphonique.

• confirmez que la facture a bien été reçue et validée,
• proposez un nouveau mode de paiement,
• obtenez un engagement clair (date, montant).

Ensuite, envisagez une relance écrite :

1. premier rappel : courtois, mais ferme. Mentionnez les pénalités de retard et joignez une copie de la facture,
2. deuxième rappel : courrier recommandé avec accusé de réception (AR), incluant RIB,
3. mise en demeure : Dernier avertissement avant action en justice.

Exemple de relance par e-mail :

Objet : Rappel – Facture n°[XXX] en retard

Madame, Monsieur, Votre facture n°[XXX] d’un montant de [XXX]€, échéante le [date], n’a pas encore été réglée. Nous vous demandons de procéder au paiement sous huitaine. À défaut, des pénalités de retard seront appliquées.

Cordialement,

Si les relances restent sans effet, plusieurs options s’offrent à vous :

• procédure simplifiée (créances < 4000€) : depuis 2016, pour les petites créances, un huissier peut engager une procédure de recouvrement sans passer par un juge.
• injonction de payer : saisir le tribunal de commerce pour obtenir une ordonnance. L’huissier signifie l’ordonnance au client. S’il ne s’oppose pas, l’huissier peut procéder à une saisie.
• référé-provision : le juge peut condamner le client à payer immédiatement, même en cas d’appel. Idéal pour les chèques sans provision ou les clients à l’étranger.
• société de recouvrement : efficace, mais coûteux (15 à 40% du montant récupéré). A réserver aux cas désespérés, car cela rompt définitivement la relation commerciale…

Tableau de suivi paiement client Excel : conclusion

Le suivi des paiements clients demande beaucoup de rigueur et d’organisation. L’utilisation d’un tableau de suivi paiement client ou d’un fichier de relance vous permettra d’économiser beaucoup de temps et d’argent. Ces outils incontournables devraient être à disposition de tous les chefs d’entreprise, car la gestion des impayés est une activité stratégique !