Un modèle note de frais kilométrique gratuit Excel

Modèle note de frais kilométrique gratuit Excel : voici une trame à télécharger pour saisir vos notes de frais pour remboursement et éditer des récapitulatifs.

Que vous soyez salarié ou chef d’entreprise, gérant de SARL ou président de SAS, vous aurez certainement besoin d’un tableau pour noter vos frais, qu’il s’agisse de frais kilométriques ou de frais de transport en commun, d’hébergement ou d’hôtel, de restaurant, de parking, de péages ou encore d’affranchissement de courrier.

Précisément, ce modèle note de frais kilométrique gratuit Excel que nous vous proposons va vous permettre de noter l’ensemble de vos dépenses par catégorie, jour par jour, mois par mois, avec un récapitulatif final annuel pour faciliter la gestion de vos frais.

Ce tableau est entièrement automatisé : le calendrier se met à jour, laissant apparaître les jours de semaine et distinguant les week-ends. Les totaux se calculent automatiquement. Dans le dernier onglet, un récapitulatif annuel permet de visualiser les dépenses sur toute l’année, classées par mois et par type.

Voici donc un modèle note de frais kilométrique gratuit Excel.

Voir aussi : un modèle de tableau frais kilométriques Excel selon le barème officiel du gouvernement

Modèle note de frais kilométrique gratuit Excel : téléchargez-le

Cliquez ci-dessous pour télécharger votre document :

Le document est très facile à prendre en main :

• il y a un onglet par mois, avec un récapitulatif final,
• en tête de chaque onglet, saisissez votre nom ainsi que le mois, l’année et le montant de l’indemnité au kilomètre (équivalente au barème du gouvernement ou supérieure pour un salarié, sous conditions),
• dans le tableau de chaque mois, saisissez la destination, les kilomètres parcourus et les frais engagés : repas, hôtel, parking, transports, métro, train, affranchissements, etc
• les totaux se calculent automatiquement en bas de tableau,
• le dernier onglet, récapitulatif final du modèle note de frais kilométrique gratuit Excel, offre une vue d’ensemble des dépenses de l’années, classées par mois et par catégorie.

Modèle note de frais kilométrique gratuit Excel : ce que dit la loi

En France, le barème kilométrique fixé par l’administration fiscale (« barème fiscal ») sert de référence pour le remboursement des frais kilométriques sans justification et sans imposition pour le salarié, dans la limite des montants indiqués.

Si l’employeur verse une indemnité kilométrique dans la limite du barème fiscal, celle-ci est exonérée d’impôt sur le revenu et de cotisations sociales. Par contre, si l’indemnité versée dépasse le barème fiscal, la partie excédentaire est considérée comme un avantage en nature ou un complément de salaire. Elle est donc normalement soumise à cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu pour le salarié.

Par conséquent, rien n’interdit à un employeur de verser une indemnité kilométrique supérieure au barème fiscal : vous pouvez donc saisir le montant de votre choix dans le modèle note de frais kilométrique gratuit Excel que nous vous proposons. Cependant, la partie excédentaire sera imposable et soumise à cotisations sociales.

Enfin, l’employeur peut décider de compenser davantage les frais réels (carburant, usure du véhicule, etc.), mais cela doit être formalisé dans un accord d’entreprise, une convention collective ou le contrat de travail…

En cas de contrôle, l’URSSAF peut vérifier que les indemnités versées correspondent à des frais réels et justifiés. Un dépassement systématique sans justification pourrait être requalifié en salaire déguisé.

Et pour les chefs d’entreprise ?

Les chefs d’entreprise (gérants majoritaires de SARL, présidents ou directeurs généraux de SAS, entrepreneurs individuels, etc) peuvent se rembourser leurs frais professionnels (déplacements, hébergement, kilométrage) mais sous conditions. Ils pourront donc utiliser notre modèle note de frais kilométrique gratuit Excel.

Pour les frais kilométriques, le barème fiscal strict s’applique : les indemnités versées dans cette limite sont déductibles du résultat imposable de l’entreprise et non imposables pour le dirigeant. Un dépassement est possible, mais la partie excédentaire est soumise à cotisations sociales et impôt sur le revenu.

Les frais d’hébergement et de déplacement (transports, repas) doivent être réels, justifiés (factures à conserver bien sûr) et liés à l’activité professionnelle. Ils sont déductibles du bénéfice imposable de l’entreprise, à condition de ne pas être considérés comme des avantages en nature…

Dans tous les cas, une comptabilisation rigoureuse et une séparation claire entre frais professionnels et privés sont essentielles pour éviter tout redressement de la part de l’URSSAF.

Pour toute question technique, adressez-vous à un expert-comptable.